Ansvarsrapport

Case: Brottspåföljdsmyndigheten upphandlade inspektionstjänster

Hansel och Brottspåföljdsmyndigheten har bedrivit ett långvarigt samarbete. Man har gjort alla möjliga typer av upphandlingar, och den senaste gällde lagstadgade inspektionstjänster. I upphandlingen av inspektionstjänster återstod inget annat för Brottspåföljdsmyndigheten än att definiera föremålet för upphandlingen och ingå avtal med den utvalda leverantören – Hansels experttjänster inom upphandlingar tog hand om allt det övriga.

Brottspåföljdsmyndigheten har goda erfarenheter av Hansels experttjänster. Bakom den framgångsrika upphandlingen av inspektionstjänster låg det noggrant definierade krav. Säkerhetsingenjör Ari Pakarinen påbörjade upphandlingen och ansvarade för såväl den interna informationen som samordningen av projektet.

– Vi har verksamhetsställen från Helsingfors till Övertorneå, och det finns gott om lagstadgade inspektioner och nödvändiga utredningar av fastigheter: brandlarm, hissar, portar och mycket annat, säger Pakarinen när han beskriver omfattningen på projektet.

– I det förberedande stadiet fick vi mycket bra information från fältet. Fastighetscheferna berättade vad som behövs och vilka aspekter som är viktiga i leverantörens verksamhet, med fastighetssäkerheten främst, säger Pakarinen tacksamt.

En centraliserad tjänst som mål

För Brottspåföljdsmyndigheten var det viktigt att få en centraliserad tjänstelösning.

– Det är bra att få analyserna från ett och samma ställe för att få en helhetsbild. Det vore betydligt mer arbetsamt att samordna en splittrad verksamhet. Dessutom är det alltid enklare att endast ha att göra med en leverantör, förklarar Pakarinen.

Efter att ha definierat vad man ville upphandla skötte Hansel upphandlingen och diskussionerna med anbudsgivarna.

– Förarbetet var så grundligt att vi inte själva behövde ha med leverantörerna att göra, berättar Pakarinen.

Avtalet om inspektionstjänster löper på 2+4 år. Efter de två första åren ber man fotfolket om deras erfarenheter och avtalet förlängs med ett år i taget enligt återkopplingen.

Landets bästa upphandlingskompetens

Det finns tydliga fördelar med upphandlingsrådgivning. Brottspåföljdsmyndigheten kan fokusera på sitt eget arbete när de inte behöver lägga resurser på upphandlingsprojekt.

– Det finns ingenstans där de har högre kompetens inom offentliga upphandlingar än hos Hansel. Dessutom sparar vi in på de totala kostnaderna, säger Pakarinen i sina reflektioner över fördelarna med rådgivning.

– Vi har varit mycket nöjda med Hansels tjänster, säger Pakarinen tacksamt. Han önskar att upphandlingarna ska utvecklas ytterligare i riktning mot att Hansel har hand om mötet med leverantörerna och den upphandlande enheten inte behöver delta i förhandlingarna.

– Vi är ett stort verk med en personal på nästan 3 000 personer, så det finns ingen leverantör som faller alla i smaken. Vi kan dock alltid lära oss och tänka på sådant som behöver utvecklas i kommande upphandlingar, funderar Pakarinen och betonar kundens roll i att fastställa vad man vill upphandla.

– Jag hoppas att Hansel kan utöka sina resurser ytterligare. Under åren har tjänsterna blivit mer tillgängliga, men det vore bra att även satsa mer på kontroll av avtalsleverantörerna än via de stickprovskontroller som görs idag, säger Pakarinen och lämnar över bollen till Hansel.