Ansvarsrapport

Hänsyn till ansvarsfullhet i ramavtalen

Hansels kunder erbjuds tjänster som är enkla att använda och ramavtal inom vilka man redan har uppmärksammat ansvarsaspekterna. Man strävar efter att alltid uppmärksamma ansvarsaspekterna på ett så mångsidigt sätt som möjligt. Faktum är dock att det är mycket lättare att ta hänsyn till de miljömässiga och ekonomiska aspekterna än aspekter rörande socialt ansvar när det gäller varor och tjänster.

I avtalslösningarna uppmärksammas statsrådets anvisningar och riktlinjer, som exempelvis principbeslutet om främjande av hållbara miljö- och energilösningar i offentliga upphandlingar i statsrådets principbeslut från juni 2013. I detta principbeslut fastställs bland annat utsläppsmängderna för de bilar som används inom statsförvaltningen och principerna för energianskaffning.

Miljöaspekter

Miljöaspekterna har redan uppmärksammats i Hansels ramavtal under många år. I det arbetet har bolaget bland annat tagit hjälp av exempelkriterierna rörande miljövänlighet i Motivas och Europeiska kommissionens GPP toolkit.

Man har ställt upp miljökriterier för exempelvis datorer, och har bland annat krävt att kraven på energieffektivitet motsvarande Energy Star uppfylls. Man tar hänsyn till återvinning och förstöring av gammal utrustning och leverantören är skyldig att hämta kundernas gamla utrustning för återvinning oberoende av märke till de priser som anges i avtalen.

Hansels kunder kan via ramavtalen köpa in fordon med låga utsläpp, som orsakar koldioxidutsläpp på under 100 g/km. I utbudet finns det även exempelvis bilar med enbart eldrift och laddningsbara hybrider med mycket låg förbrukning och låga koldioxidutsläpp. Bilutbudet i avtalet uppdateras automatiskt och vi kan alltid erbjuda de senaste och mest miljövänliga lösningarna åt våra kunder.

Miljöaspekterna är centrala i ramavtalet för kontorsmöbler. Allt trämaterial och material som kommer från trä ska komma från lagligt avverkat virke. Minst 70 procent av trämaterialet kommer från skogar som bevisligen hanteras och sköts enligt principer för ett hållbart skogsbruk. Det finns särskilda kriterier som innehåller miljöaspekter för plastdelar, lim, textilier och metalldelar på möblerna. Det är ett krav att avtalsleverantörerna ska ha återvinningsservice för möblerna.

I ramavtalen strävar man efter att i möjligaste mån återvinna produkter som tas ur bruk och förpackningsmaterial. Genom korrekt återvinning förhindrar man att skadliga ämnen släpps ut i naturen och minskar miljöbelastningen orsakad av materialanvändning och användning av icke-förnybara naturtillgångar.

Ekonomiska aspekter

Ett av den finska regeringens spetsprojekt, kopplat till ekonomisk ansvarsfullhet, är bekämpning av den grå ekonomin. Regeringens åtgärder är bland annat inriktade på den gråa ekonomin i arbetskraftsdominerade branscher och att reformera beställaransvarslagen.

Arbetskraftsdominerade branscher som berör Hansel är exempelvis hotell- och restaurangbranschen, transportbranschen samt städ- och säkerhetstjänster.

I Hansels ramavtal strävar man efter att uppmärksamma ekonomisk ansvarsfullhet på ett så mångsidigt sätt som möjligt. Man kräver att de leverantörer som deltar i upphandlingarna har uppfyllt sina samhälleliga skyldigheter.

Hansel kräver att anbudsgivarna har betalat skatt och socialskyddsavgifter och uppfyller de lagstadgade skyldigheterna när det gäller miljöskydd, arbetarskydd, arbetsförhållanden och arbetsvillkor.

I upphandlingar som hör till tillämpningsområdet för lagen om beställaransvar krävs det dessutom att de valda ramavtalsleverantörerna med överenskomna mellanrum lämnar in redogörelser över betalda skatter, tillämpliga kollektivavtal samt registrering i handels-, förskottsuppbörds-, mervärdesskatte- och arbetsgivarregistret.

Övervakningen av leverantörernas ekonomiska och rättsliga ställning hanteras via en övervakningstjänst som tillhandahålls av en extern organisation. Hansel informeras omedelbart ifall avtalsleverantörens ekonomiska situation försämras eller den juridiska strukturen förändras.

Sociala aspekter

Hänsynen till sociala aspekter sker i enlighet med de grundläggande principerna för offentliga upphandlingar. Kriterierna måste vara jämlika och icke-diskriminerande, ta hänsyn till relativitetsprincipen och vara offentliga. De sociala aspekterna måste kopplas till föremålet för upphandlingen och ska ha en betydelse vid utförandet av förvärvet.

Man kan i praktiken ta hänsyn till de sociala aspekterna genom att ha med dem i avtalsvillkoren, exempelvis ställa krav på att leverantören förbinder sig att iaktta Internationella arbetsorganisationens (ILO) grundläggande rättigheter rörande arbetsförhållanden och mänskliga rättigheter.

Hansel har i några upphandlingar krävt av anbudsgivare att de lämnar in en frivillig redogörelse över hur de följer ILO:s konventioner, exempelvis i ramavtalen för datorer och servrar.

Hansel har gjort en riskanalys med fokus på social ansvarsfullhet av sina ramavtal. Ramavtalen placerades in i en så kallad riskmatris, med variabler om hur stor tyngd avtalet hade i euro och hur stor den sociala risken är med avtalet. Målet var att identifiera socialt ansvar ur perspektivet riskfyllda branscher och ramavtal.

Riskanalysen visade att den sociala risken visade sig vara högre i ramavtalen för vissa utländska varuleverantörer och inhemska tjänsteleverantörer. När det gäller de utländska varuleverantörerna var det det arbetsintensiva produktionssättet, det stora antalet underleverantörer och den ofta långa leveranskedjan som utgjorde en hög risk.

Den sociala risken ökar ofta när varorna har tillverkats i länder där kontrollen av arbetstagarnas rättigheter är svag eller då råvarorna till produkterna till största delen kommer från länder utanför Europa. När det gäller de inhemska tjänsteleverantörerna var riskfaktorerna kopplade till bland annat arbetskraftsdominerade tjänster, det stora antalet underleverantörer och låglönebranscher.

Hansel har cirka tio ramavtal som befinner sig inom området med stor eller mycket stor social risk i matrisen. Vi har satt igång ett utvecklingsarbete med utgångspunkt i riskanalysen. Syftet är att fastställa lämpliga verksamhetsmodeller för att minska riskerna inom de identifierade branscherna.