Ansvarsrapport

Digitaliseringen av samhället syns inom upphandlingsväsendet

Digitaliseringen av samhället påverkar Hansels verksamhet. Inom statsförvaltningen pågår det flera omfattande digitaliseringsprojekt, som exempelvis Statskontorets HAMA-projekt.

Målet med projektet är bland annat att göra processerna inom ekonomiförvaltningen smidigare, förenhetliga verksamhetsmodellerna, förtydliga arbetsfördelningen och höja användningsgraden av statens servicecenter för ekonomi- och personalförvaltning.

Man har tagit hänsyn till förändringar i verksamhetsmiljön i bolagets strategi, i vilken det finns flera åtgärder som är inriktade på att utveckla den elektroniska upphandlingsfunktionen. Digitaliseringen av Hansels verksamhet konkretiseras i takt med att det elektroniska tjänsteutbudet för våra kunder och avtalsleverantörer ökar. Vårt mål är att betjäna kunderna och leverantörerna på ett så effektivt sätt som möjligt och vi har därför utökat våra tjänster på nätet.

Den nya webbtjänsten som infördes i slutet av 2014 effektiviserar kundernas upphandlingsverksamhet genom att erbjuda dem mer information och göra det enklare att exempelvis skicka meddelanden om anslutning till ramavtal. Utvecklingen av webbtjänsterna riktade till kunder fortsätter; målet är en bättre servicenivå samt nöjda kunder och leverantörer. Kunderna erbjuds även i fortsättningen personlig service via kundtjänst och kundcheferna.

Mot ett mer effektivt upphandlingsväsende

Upphandling är ofta en tung och tidskrävande process. Med hjälp av olika elektroniska upphandlingslösningar kan man minska den administrativa bördan, förenkla anbudsförfarandena och användningen av ramavtalen samt öka genomsynligheten i upphandlingsprocessen.

Att upphandla och införa det elektroniska upphandlingssystemet, som effektiviserar statens upphandlingsväsende, är ett viktigt strategiskt mål vid Hansel. I samband med upphandlingar har man också använt elektroniska auktioner och man har goda erfarenheter av det.

Undersökningar visar att i synnerhet små och medelstora företag har nytta av elektroniska upphandlingar. De små och medelstora företagens deltagande i offentliga upphandlingsförfaranden har generellt ökat till följd av införandet av elektroniska upphandlingar3.

Upphandling av elektronisk upphandlingslösning

Det nya upphandlingsdirektivet som ger vägledning för statliga upphandlingar godkändes i Europaparlamentets omröstning i januari 2014. Upphandlingsdirektivet förutsätter elektronisk upphandling inom offentliga upphandlingar efter en övergångsperiod på cirka två år.

En upphandling av en elektronisk upphandlingslösning pågår just nu på Hansel. Projektet drog ut på tiden i förhållande till ursprungsplanen, då upphandlingsbeslutet från år 2014 fördes till marknadsdomstolen, vilket ledde till en ny upphandlingsprocess. Överklagan till marknadsdomstolen gällde anbudens uppfyllande av villkoren i anbudsbegäran och poängsättningen.

Efter marknadsdomstolens avgörande startade vi anbudsförfarandet rörande den elektroniska upphandlingslösningen på nytt och fattade ett nytt upphandlingsbeslut om den elektroniska upphandlingslösningen i februari 2015. Målet är att upphandlingslösningen ska kunna börja användas sommaren 2015.

Ett av de centrala målen med den elektroniska upphandlingslösningen är att effektivisera upphandlingsprocessen genom att bland annat erbjuda de upphandlande enheterna möjligheten att lämna anbudsförfrågningar på en elektronisk blankett som det är enkelt och snabbt för anbudsgivarna att svara och lämna ett anbud elektroniskt på.

3Europeiska kommissionens meddelande till Europaparlamentet, Europeiska rådet, Europeiska ekonomiska och sociala kommittén samt Regionkommittén: Genomgående e-upphandling för att modernisera offentlig förvaltning, 26.6.2013.